Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật để tạo chữ ký và khóa công khai để kiểm tra chữ ký. Chữ ký số giúp xác nhận người ký, kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu và được sử dụng rộng rãi trong khai thuế, hóa đơn điện tử, BHXH, Hải quan, hợp đồng điện tử, đấu thầu, ngân hàng và nhiều giao dịch trực tuyến.
1. Chữ ký số là gì?
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật được sử dụng để ký số; khóa công khai được sử dụng để kiểm tra chữ ký số.
Hiểu đơn giản, chữ ký số là công cụ giúp cá nhân hoặc tổ chức ký và xác nhận dữ liệu điện tử theo cách có thể kiểm tra được người ký và phát hiện việc dữ liệu bị thay đổi sau khi ký. Nó không chỉ là hình ảnh chữ ký hoặc con dấu được chèn vào file PDF.
Cho phép kiểm tra chữ ký được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư chữ ký số.
Nếu nội dung bị sửa sau khi ký, kết quả kiểm tra chữ ký có thể không còn hợp lệ.
Được dùng trong nhiều thủ tục công, hợp đồng, hóa đơn và giao dịch doanh nghiệp.
2. Chữ ký số và chữ ký điện tử có giống nhau không?
Không hoàn toàn giống nhau. “Chữ ký điện tử” là khái niệm rộng hơn. Luật Giao dịch điện tử 2023 xác định chữ ký điện tử là dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp logic với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và thể hiện sự chấp thuận của chủ thể đó.
Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng. Vì vậy, không nên gọi mọi hình thức xác nhận điện tử như OTP, ảnh chữ ký scan hay Face ID là “chữ ký số”.
| Tiêu chí | Chữ ký điện tử | Chữ ký số |
|---|---|---|
| Phạm vi | Khái niệm rộng | Một loại chữ ký điện tử |
| Công nghệ | Có thể sử dụng nhiều phương thức | Thuật toán khóa không đối xứng |
| Khóa | Không nhất thiết có cặp khóa | Khóa bí mật + khóa công khai |
| Kiểm tra | Tùy phương thức xác nhận | Có thể kiểm tra chữ ký bằng khóa công khai/chứng thư |
3. Chữ ký số hoạt động như thế nào?
Một hệ thống chữ ký số dựa trên cặp khóa không đối xứng. Hai khóa có quan hệ mật mã với nhau nhưng đảm nhiệm hai chức năng khác nhau:
Được thuê bao kiểm soát và sử dụng để tạo chữ ký số. Không được chia sẻ cho người khác.
Được sử dụng để kiểm tra chữ ký số và gắn với thông tin nhận dạng trong chứng thư chữ ký số.
Quy trình ký số cơ bản
- Người dùng chọn tài liệu hoặc thông điệp dữ liệu cần ký.
- Phần mềm tạo dữ liệu phục vụ quá trình ký.
- Khóa bí mật được sử dụng để tạo chữ ký số.
- Chữ ký số được gắn với thông điệp dữ liệu/tài liệu.
- Người nhận dùng khóa công khai và thông tin chứng thư để kiểm tra chữ ký.
4. Chứng thư chữ ký số là gì?
Chứng thư chữ ký số (trước đây thường gọi là chứng thư số) là thành phần giúp liên kết khóa công khai với danh tính của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. Khi kiểm tra một chữ ký số, người dùng có thể xem các thông tin như số hiệu chứng thư, đơn vị phát hành, chủ thể được cấp, thuật toán ký và thời hạn hiệu lực.
Một chứng thư đang sử dụng cần được kiểm tra cả thời hạn hiệu lực và trạng thái có bị tạm dừng/thu hồi hay không.
Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) có hướng dẫn kiểm tra các thông tin cơ bản của chứng thư chữ ký số, gồm Serial Number, Issuer, thời hạn hiệu lực và thông tin Subject.
Từ 10/04/2025, khung pháp lý về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy được quy định tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP. Nghị định 130/2018/NĐ-CP được giữ để tra cứu quy định cũ và nội dung chuyển tiếp.
5. Chữ ký số có giá trị pháp lý không?
Có. Luật Giao dịch điện tử 2023 là khung pháp lý hiện hành về giao dịch điện tử tại Việt Nam và có hiệu lực từ ngày 01/07/2024. Chữ ký số là một trong các loại chữ ký điện tử được pháp luật quy định.
Đối với chữ ký số công cộng, việc sử dụng phải gắn với chứng thư chữ ký số và đáp ứng các điều kiện về an toàn, hiệu lực và phạm vi sử dụng theo quy định áp dụng.
Nói cách khác, không phải chỉ cần chèn hình ảnh chữ ký/con dấu vào file là có chữ ký số hợp lệ. Cần kiểm tra chữ ký, chứng thư và trạng thái của chứng thư.
6. Các loại chữ ký số phổ biến
6.1. Chữ ký số USB Token
Khóa bí mật được lưu trong thiết bị USB Token. Khi ký, người dùng thường cắm Token vào máy tính và xác thực bằng mã PIN. Đây là hình thức quen thuộc với doanh nghiệp, kế toán và người dùng dịch vụ công.
6.2. Chữ ký số từ xa / Cloud CA
Khóa ký được quản lý trên hạ tầng của nhà cung cấp và người dùng xác thực để ký từ xa. Ưu điểm là không cần mang USB Token, thuận tiện khi ký trên nhiều thiết bị và ký ngoài văn phòng.
6.3. Chữ ký số HSM / Server
Phù hợp với hệ thống cần ký tự động, ký số lượng lớn hoặc tích hợp trực tiếp với phần mềm nghiệp vụ. HSM thường được dùng trong các hệ thống có yêu cầu cao về hiệu suất, bảo vệ khóa và tích hợp.
7. Chữ ký số cho doanh nghiệp, cá nhân và hộ kinh doanh
Dùng cho Thuế, hóa đơn, Hải quan, BHXH, hợp đồng, đấu thầu và nhiều giao dịch doanh nghiệp.
Xem báo giá →Dùng trong giao dịch cá nhân, ký hợp đồng, thủ tục hành chính và các nghiệp vụ phù hợp.
Xem chữ ký số cá nhân →Có thể sử dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử, Thuế, BHXH và các dịch vụ điện tử liên quan.
Xem giải pháp HKD →8. Chữ ký số dùng để làm gì?
Trong thực tế, chữ ký số được dùng trong nhiều nhóm giao dịch:
| Nhu cầu | Ví dụ sử dụng | Xem thêm |
|---|---|---|
| Thuế điện tử | Ký tờ khai, giao dịch Thuế điện tử | Hướng dẫn |
| Hóa đơn điện tử | Ký hóa đơn, chứng từ điện tử | Hóa đơn FPT |
| BHXH | Ký hồ sơ kê khai BHXH điện tử | BHXH điện tử |
| Hải quan | Ký tờ khai và giao dịch Hải quan điện tử | FPT VNACCS |
| Hợp đồng điện tử | Ký hợp đồng, phụ lục, biên bản | FPT eContract |
| Tài liệu PDF | Ký PDF, chèn con dấu, ký hàng loạt | VietSign |
9. Lợi ích của chữ ký số
- Tiết kiệm thời gian: ký và gửi tài liệu điện tử mà không cần in, ký tay rồi chuyển phát.
- Hỗ trợ giao dịch từ xa: đặc biệt với giải pháp ký số từ xa.
- Kiểm tra được tính toàn vẹn: giúp phát hiện dữ liệu bị thay đổi sau khi ký.
- Tích hợp với hệ thống số: Thuế, hóa đơn, BHXH, Hải quan, hợp đồng và phần mềm doanh nghiệp.
- Giảm quy trình giấy tờ: thuận lợi cho lưu trữ, luân chuyển và số hóa quy trình nội bộ.
10. Chữ ký số có an toàn không?
Chữ ký số có thể mang lại mức độ an toàn cao nếu người dùng bảo vệ tốt khóa bí mật và sử dụng dịch vụ hợp lệ. Rủi ro thường tăng khi người dùng để lộ PIN, chia sẻ thiết bị/khóa, cài phần mềm không rõ nguồn gốc, bỏ qua cảnh báo chứng thư hết hạn hoặc không kiểm tra người ký.
- Không chia sẻ khóa bí mật hoặc mã PIN.
- Kiểm tra thời hạn chứng thư chữ ký số.
- Không cài driver/phần mềm ký từ nguồn không rõ ràng.
- Kiểm tra thông tin người ký và trạng thái chữ ký sau khi ký.
- Liên hệ nhà cung cấp khi Token thất lạc hoặc nghi ngờ khóa bị lộ.
11. Cách chọn chữ ký số phù hợp
Không có một loại chữ ký số phù hợp cho mọi nhu cầu. Có thể chọn theo tình huống:
- Doanh nghiệp nhỏ/kế toán: USB Token thường đơn giản, quen thuộc và phù hợp nhiều dịch vụ công.
- Người thường xuyên di chuyển: cân nhắc ký số từ xa nếu hệ thống cần sử dụng hỗ trợ.
- Doanh nghiệp ký số lượng lớn: xem xét HSM/Server hoặc giải pháp ký tự động.
- Hộ kinh doanh: ưu tiên gói phù hợp hóa đơn điện tử, Thuế và BHXH.
- Cá nhân: chọn chứng thư đúng đối tượng và mục đích giao dịch.
12. Câu hỏi thường gặp về chữ ký số
Chữ ký số có phải là USB Token không?
Không. USB Token chỉ là một phương thức lưu trữ/ sử dụng khóa ký. Ngoài Token còn có chữ ký số từ xa, HSM/Server và các mô hình triển khai khác.
Ảnh chữ ký hoặc con dấu chèn vào PDF có phải chữ ký số không?
Không. Hình ảnh chữ ký/con dấu chỉ là phần hiển thị. Chữ ký số thực sự là dữ liệu mật mã gắn với tài liệu và có thể được kiểm tra.
Chữ ký số có hết hạn không?
Có. Chứng thư chữ ký số có thời hạn hiệu lực. Khi hết hạn, người dùng cần gia hạn/cấp tiếp dịch vụ theo quy trình của nhà cung cấp.
Một doanh nghiệp có thể dùng nhiều chữ ký số không?
Có thể, tùy nhu cầu và phân quyền. Doanh nghiệp cần quản lý rõ thiết bị, người sử dụng và mục đích của từng chứng thư.
Chữ ký số dùng được cho hóa đơn điện tử không?
Có thể sử dụng chữ ký số phù hợp trong quy trình hóa đơn điện tử. Với nhu cầu chỉ ký hóa đơn hoặc ký số lượng lớn, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp hơn USB Token.
Làm sao biết chữ ký số còn hiệu lực?
Có thể kiểm tra thông tin chứng thư như thời hạn hiệu lực, đơn vị phát hành, chủ thể và trạng thái chứng thư bằng công cụ/phần mềm kiểm tra chữ ký số.
