Cách ký chữ ký số trên file Word – Hướng dẫn từng bước

TNM 5/11/2020 09:20:00 SA

Cách ký chữ ký số trên file Word

Ký chữ ký số trên Word có thể thực hiện theo hai cách: ký số không hiển thị hình chữ ký trên trang văn bản hoặc tạo Signature Line để hiển thị vị trí/người ký.

Hướng dẫn bên dưới giữ nguyên bộ ảnh Word 2010 của bài gốc và bổ sung cách áp dụng cho Word 2016, 2019, 2021, 2024 và Microsoft 365.

Chuẩn bị trước khi ký

Cắm USB Token/chữ ký số vào máy tính nếu sử dụng chứng thư trên Token.
Cài driver/phần mềm quản lý Token để Windows và Word nhận chứng thư.
Kiểm tra chứng thư còn hiệu lực và nhớ mã PIN.
Nên hoàn thiện nội dung file Word trước khi ký; tài liệu đã ký số có thể chuyển sang trạng thái chỉ đọc để bảo vệ nội dung.

Chọn cách ký

Ký số không hiện chữ ký ↓ Ký có Signature Line ↓ Word 2016–Microsoft 365 ↓ Lỗi thường gặp ↓

1. Cách ký chữ ký số trên Word không hiển thị hình chữ ký

Đây là cách thêm digital signature vào file mà không cần đặt một ô chữ ký trực quan trên trang. Trên Word 2010, thực hiện theo các bước dưới đây.

Bước 1: Mở file Word, chọn File.

Hướng dẫn ký trên word 2010

Bước 2: Chọn Info → Protect Document.

Chọn khóa bảo mật

Bước 3: Chọn Add a Digital Signature.

Thêm chứng thư số vào word

Bước 4: Nếu Word hiển thị thông báo về chữ ký số, đọc nội dung và chọn OK.

Xác nhận thêm chữ ký số FPT vào word

Bước 5: Trong cửa sổ Sign, chọn Change… nếu cần đổi chứng thư/người ký.

Chọn tên người ký

Bước 6: Tại Select Certificate, chọn đúng chứng thư số cần sử dụng rồi chọn OK.

Chọn chữ ký số để ký

Bước 7: Nhập đúng mã PIN USB Token khi phần mềm yêu cầu.

Nhập mã pin xác thực ký

Bước 8: Word hiển thị xác nhận ký thành công. Chọn OK để hoàn tất.

Xác nhận ký thành công

Bước 9: Kiểm tra trạng thái chữ ký trong Word. Sau khi ký thành công, thông tin chữ ký xuất hiện trong khu vực Signatures/Info.

xem chữ ký số đã ký

2. Cách ký số trên Word có hiển thị dòng chữ ký

Cách này tạo một Signature Line trên văn bản. Người ký có thể ký vào vị trí đó và Word đồng thời gắn chữ ký số vào tài liệu.

Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn ký, chọn Insert → Signature Line.

Kiểm tra chữ ký số đã ký

Bước 2: Nếu Word hiển thị thông báo, chọn OK để tiếp tục.

Xem chữ ký số

Bước 3: Trong Signature Setup, nhập tên người ký, chức danh, email hoặc thông tin cần hiển thị rồi chọn OK.

Điền thông tin người ký

Bước 4: Một dòng chữ ký xuất hiện trên tài liệu. Nhấp chuột phải vào dòng chữ ký và chọn Sign.

Ký lên văn bản

Bước 5: Xác nhận thông báo của Microsoft Word nếu xuất hiện.

Xác nhận ký

Bước 6: Trong cửa sổ Sign, có thể chọn Select Image… nếu muốn hiển thị ảnh chữ ký tay/logo tại vùng chữ ký.

Thêm chữ ký tay

Bước 7: Chọn file ảnh chữ ký nếu sử dụng ảnh đại diện.

Lưu file ký số

Bước 8: Chọn Change… để kiểm tra/chọn đúng chứng thư số.

Chọn tên người ký

Bước 9: Trong Select Certificate, chọn đúng chứng thư rồi chọn OK.

Chọn tên người ký

Bước 10: Chọn Sign để thực hiện ký số.

thực hiện ký số

Bước 11: Nhập mã PIN của USB Token khi được yêu cầu.

Gõ mã pin

Bước 12: Word xác nhận ký thành công.

Xác nhận ký thành công

Bước 13: Kiểm tra dòng chữ ký và trạng thái chữ ký số trên tài liệu.

Giao diện chữ ký số thành công

3. Ký chữ ký số trên Word 2016, 2019, 2021, 2024 và Microsoft 365

Microsoft hiện vẫn hỗ trợ hai phương thức tương tự trên Word desktop mới:

Ký số không hiển thị

Mở tài liệu Word và chọn File → Info.
Chọn Protect Document → Add a Digital Signature.
Chọn loại cam kết/mục đích ký nếu Word yêu cầu.
Chọn đúng chứng thư số rồi thực hiện Sign.
Nhập PIN Token nếu phần mềm quản lý chữ ký số yêu cầu.
Kiểm tra chữ ký tại File → Info → View Signatures.

Ký tại một vị trí hiển thị trên văn bản

Đặt con trỏ ở vị trí cần ký.
Chọn Insert → Signature Line trong nhóm Text.
Nhập thông tin người ký và tạo dòng chữ ký.
Nhấp chuột phải hoặc nhấp đúp vào dòng chữ ký → Sign.
Có thể nhập tên, sử dụng ảnh chữ ký viết tay hoặc tùy chọn ký được Word hỗ trợ.
Chọn chứng thư số phù hợp và hoàn tất ký.

Lưu ý với Microsoft 365/Word mới

Giao diện có thể khác đôi chút theo phiên bản và ngôn ngữ, nhưng Microsoft vẫn hướng dẫn đường dẫn File → Info → Protect Document → Add a Digital Signature cho chữ ký số không hiển thị và Insert → Signature Line cho dòng chữ ký hiển thị.

4. Ký số trên Word khác chèn ảnh chữ ký như thế nào?

Cách thực hiện	Bản chất	Chứng thư số
Digital Signature	Chữ ký số gắn với tài liệu, hỗ trợ xác thực người ký và kiểm tra tính toàn vẹn.	Cần chứng thư ký số phù hợp.
Chèn ảnh chữ ký	Chỉ chèn một hình ảnh chữ ký viết tay vào file Word.	Không tự tạo chữ ký số chỉ vì có ảnh.

5. Word không nhận chữ ký số hoặc USB Token – xử lý thế nào?

Word không thấy chứng thư: đóng Word, cắm lại Token, kiểm tra driver/phần mềm quản lý Token rồi mở Word lại.
Máy không nhận USB Token: kiểm tra cổng USB và driver Token.
Chứng thư hết hạn: cần gia hạn trước khi tiếp tục ký.
Không hiện cửa sổ PIN: kiểm tra phần mềm Token đang chạy và chứng thư đã được Word/Windows nhận.
File ở Protected View: chỉ chọn cho phép chỉnh sửa nếu tài liệu đến từ nguồn tin cậy.

Lỗi máy không nhận USB Token → Gia hạn FPT CA → Phần mềm ký số VietSign →

6. Câu hỏi thường gặp

Cách ký chữ ký số trên file Word như thế nào?

Trên Word desktop, có thể ký không hiển thị bằng File → Info → Protect Document → Add a Digital Signature, hoặc tạo vị trí ký bằng Insert → Signature Line rồi chọn Sign.

Word 2019, Word 2021 và Microsoft 365 có ký số được không?

Có. Microsoft vẫn hỗ trợ chữ ký số trong Word desktop các phiên bản hiện hành, bao gồm Word 2016, 2019, 2021, 2024 và Microsoft 365.

Ký số trên Word có cần USB Token không?

Nếu chứng thư số của bạn được lưu trên USB Token thì cần cắm Token và cài phần mềm/driver tương ứng. Phương thức lưu khóa khác có thể có quy trình xác thực khác.