Tạo, gửi và ký hợp đồng điện tử từ đầu đến cuối
Bài viết này gom quy trình dành cho người tạo tài liệu và người nhận ký. Tên nút hoặc vị trí màn hình có thể thay đổi theo phiên bản và quyền được cấp cho từng tài khoản.
Chuẩn bị đúng giúp tránh phải gửi lại
Người tạo tài liệu
- Tệp hợp đồng hoàn chỉnh, dung lượng mỗi tệp theo giới hạn hệ thống.
- Thông tin người xem xét, người ký, đơn vị và thứ tự xử lý.
- Phương thức ký phù hợp: ký ảnh, OTP, USB Token hoặc FPT.eSign.
Người nhận ký
- Email hoặc số điện thoại nhận thông báo còn sử dụng.
- Thiết bị nhận OTP; USB Token và mã PIN nếu ký bằng Token.
- Kiểm tra họ tên, đơn vị, nội dung và vị trí ký trước khi xác nhận.
Quy trình tạo và gửi tài liệu
Khởi tạo hợp đồng
Vào mục tạo hợp đồng, chọn loại tài liệu, đặt tên dễ tra cứu và thêm phần tóm tắt khi cần.
Tải tệp lên hệ thống
Chọn tệp cần ký, kiểm tra đúng phiên bản và thêm tệp khác nếu một hồ sơ có nhiều tài liệu.
Thiết lập người tham gia và luồng ký
Nhập người xem xét, người ký bên mình và bên đối tác; sắp xếp đúng thứ tự. Phương thức ký được người tạo chọn tại bước này.
Đặt trường thông tin và vị trí ký
Kéo vị trí ký, họ tên, ngày ký hoặc trường cần điền đến đúng chỗ trên tài liệu; rà soát từng trang.
Kiểm tra và gửi
Đối chiếu người nhận, email, số điện thoại và nội dung lần cuối rồi gửi tài liệu vào luồng xử lý.
Truy cập tài liệu cần ký
Có tài khoản FPT.eContract
Đăng nhập hệ thống, mở thông báo hoặc mục “Chờ xử lý”, chọn tài liệu cần xem xét, ký hoặc đóng dấu. Người dùng cũng có thể mở liên kết trong email rồi đăng nhập.
Không có tài khoản
Mở thông báo gửi qua email hoặc SMS, truy cập liên kết và nhập email/số điện thoại cùng mã truy cập được cấp. Sau đó xác nhận phương thức giao dịch điện tử khi hệ thống yêu cầu.
Chọn đúng cách ký đã được cấu hình
Kiểm tra trạng thái sau khi ký
- Xác nhận hệ thống đã báo ký thành công và tài liệu chuyển đúng trạng thái.
- Kiểm tra lịch sử luồng ký, người ký, thời điểm và phiên bản tài liệu.
- Tải hoặc lưu hồ sơ theo quy chế lưu trữ của doanh nghiệp; không chỉ dựa vào bản gửi qua email.
- Khi ký theo lô, kiểm tra riêng các tài liệu thành công và tài liệu lỗi trước khi kết thúc.
Cần cấu hình luồng ký phù hợp?
Gửi nhu cầu số tài liệu, số người ký và phương thức chữ ký số để được tư vấn gói FPT eContract.
Chọn gói và xem giáNguồn tham khảo: tài liệu sản phẩm và hướng dẫn ký do FPT.eContract công bố. Bài viết được biên tập lại để dễ thao tác, không sao chép nguyên văn. Xem nguồn chính thức: tính năng sản phẩm · tạo và gửi tài liệu · ký tài liệu.
0 Nhận xét