Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bị lập sai (sai giá, sai thuế suất, sai hình thức thanh toán…) không xử lý giống hóa đơn GTGT thông thường. Bài viết tóm tắt quy định áp dụng từ 01/07/2026 và các bước xuất hóa đơn thay thế trên FPT eInvoice.
Tóm tắt: hóa đơn máy tính tiền sai về mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế thì lập hóa đơn thay thế, không lập hóa đơn điều chỉnh. Trên FPT eInvoice: tìm hóa đơn gốc → chọn Thay thế → sửa lại nội dung đúng → phát hành → gửi lại cho khách.
Từ 01/07/2026, hóa đơn máy tính tiền lập sai phải thay thế
Việc xử lý hóa đơn điện tử lập sai hiện thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/07/2026, thay cho Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Với hóa đơn điện tử thông thường, khi sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa, người bán được chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Riêng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Vì vậy, đừng theo thói quen lập hóa đơn điều chỉnh như với hóa đơn GTGT.
Cơ quan thuế đã giải đáp một trường hợp thực tế: doanh nghiệp xuất hóa đơn máy tính tiền ghi nhầm hình thức thanh toán (thu tiền mặt nhưng ghi chuyển khoản), sau đó lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh lại tiếp tục sai. Thuế cơ sở 3 TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn gốc theo đúng giao dịch thực tế, không tiếp tục lập thêm hóa đơn điều chỉnh chỉ để sửa việc chọn sai cách xử lý ban đầu (VTV.vn, 14/09/2026).
Sai nội dung nào thì xử lý thế nào?
- Chỉ sai tên, địa chỉ người mua hoặc số tiền bằng chữ (mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa đều đúng): người bán báo cho người mua và gửi Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn. Người bán cũng có thể chọn lập hóa đơn thay thế.
- Sai mã số thuế, tên hàng, số lượng, đơn giá, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác: lập hóa đơn thay thế.
- Khách trả lại hàng: điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định người bán lập hóa đơn điều chỉnh (trừ khi hai bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả hàng), trong khi hóa đơn máy tính tiền lập sai lại thuộc diện thay thế. Các phần mềm hóa đơn hiện hướng dẫn cả hai cách, nên hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi chọn và giữ đủ hồ sơ trả hàng.
- Hóa đơn thay thế lại bị sai: lập tiếp hóa đơn thay thế cho chính hóa đơn thay thế đó. Theo khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, các lần xử lý sau phải theo hình thức đã áp dụng ở lần đầu.
Chuẩn bị trước khi xuất hóa đơn thay thế
Ghi lại ký hiệu, số và ngày của hóa đơn bị sai. Đối chiếu với giao dịch thực tế: hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, hình thức thanh toán và thông tin người mua nếu khách yêu cầu ghi trên hóa đơn.
Không xóa hay hủy hóa đơn cũ: quy định hiện hành xử lý hóa đơn lập sai bằng thông báo sai sót, điều chỉnh hoặc thay thế. Rà soát kỹ nội dung đúng một lần trước khi phát hành để không phải thay thế nhiều lần.
Có cần văn bản thỏa thuận và ghi số, ngày văn bản không?
Tùy người mua, theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC:
- Người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi thay thế; người bán lưu văn bản để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Người mua là cá nhân tiêu dùng (phần lớn hóa đơn máy tính tiền): không cần văn bản thỏa thuận, người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình (nếu có).
Trên hóa đơn thay thế, quy định chỉ bắt buộc dòng “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”, không yêu cầu ghi số, ngày của văn bản thỏa thuận. Nếu phần mềm có ô số/ngày văn bản: khách lẻ để trống; khách có mã số thuế thì nhập số, ngày của văn bản thỏa thuận để tiện đối chiếu.
Các bước xuất hóa đơn thay thế trên FPT eInvoice
- Đăng nhập cổng FPT eInvoice (portal.einvoice.fpt.com.vn) bằng tài khoản có quyền lập và phát hành hóa đơn.
- Tìm hóa đơn gốc: vào danh sách hóa đơn, lọc đúng mẫu, ký hiệu hóa đơn máy tính tiền và khoảng ngày, rồi tìm theo số hóa đơn. Chỉ hóa đơn đã phát hành, đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế mới cần thay thế; nếu còn là bản nháp thì sửa trực tiếp.
- Chọn chức năng Thay thế: tích chọn hóa đơn gốc rồi bấm Thay thế. Tùy phiên bản, nút này nằm trên thanh công cụ phía trên danh sách hoặc trong menu thao tác của dòng hóa đơn. Hệ thống tạo một hóa đơn thay thế ở trạng thái nháp và tự gắn thông tin hóa đơn bị thay thế (mẫu số, ký hiệu, số, ngày).
- Sửa thành nội dung đúng: chỉnh lại toàn bộ hóa đơn theo giao dịch thực tế. Hóa đơn thay thế ghi đầy đủ nội dung đúng, không chỉ phần chênh lệch. Kiểm tra tổng tiền, thuế suất và tiền thuế trước khi lưu.
- Phát hành: bấm phát hành (ký số nếu đơn vị dùng chữ ký số HSM hoặc USB Token). Hệ thống chuyển dữ liệu hóa đơn thay thế đến cơ quan thuế.
- Kiểm tra và gửi cho khách: xác nhận hóa đơn mới đã được cơ quan thuế tiếp nhận và hóa đơn cũ đã chuyển sang trạng thái bị thay thế. Sau đó in lại hoặc gửi thông tin tra cứu cho khách; khách có thể xem hóa đơn tại tracuuhoadon.fpt.com.vn.
Tên nút và vị trí menu có thể khác nhau giữa các phiên bản, hoặc khi hóa đơn được xuất qua phần mềm bán hàng có kết nối FPT eInvoice. Nếu không thấy chức năng Thay thế, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ trước khi thao tác để tránh lập nhầm loại hóa đơn.
Lưu ý để không phải sửa nhiều lần
- Rà soát toàn bộ dữ liệu giao dịch trước khi lập hóa đơn thay thế; người bán chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên hóa đơn sau khi khắc phục.
- Lưu chứng từ liên quan như phiếu thu, xác nhận chuyển khoản, trao đổi với khách để đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Nếu nhiều hóa đơn cùng sai do cài đặt trên phần mềm bán hàng (thuế suất mặc định, hình thức thanh toán…), sửa cài đặt trước rồi mới lập các hóa đơn thay thế.
Cần hỗ trợ thêm?
Hộ kinh doanh, cửa hàng đang tìm gói hóa đơn máy tính tiền có thể xem bảng giá hóa đơn điện tử FPT eInvoice hoặc chữ ký số, hóa đơn điện tử FPT cho hộ kinh doanh. Các hướng dẫn khác được tổng hợp tại Trung tâm hướng dẫn FPT CA. Cần hỗ trợ thao tác, gọi 0931 320 000.
Căn cứ: Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Nội dung mang tính hướng dẫn chung; trường hợp đặc thù nên hỏi thêm cơ quan thuế quản lý.
0 Nhận xét