Thuê người làm hồ sơ không có nghĩa bỏ qua bước duyệt
Một doanh nghiệp nhỏ có thể thuê dịch vụ kế toán vì chưa cần nhân sự toàn thời gian. Khi bàn giao chữ ký số, câu hỏi quan trọng không phải chỉ là ai cầm USB Token, mà là ai được quyết định hồ sơ nào sẽ ký và gửi.
Nếu không thống nhất từ đầu, bên dịch vụ có thể chờ phê duyệt trong khi chủ doanh nghiệp tưởng mọi việc đã xong. Chiều ngược lại, hồ sơ có thể được xử lý khi doanh nghiệp chưa kịp rà dữ liệu. Một thỏa thuận rõ về công việc giúp tránh cả hai tình huống.
Chia trách nhiệm thành ba bước dễ theo dõi
Bước lập hồ sơ thuộc về người chuẩn bị số liệu và tài liệu. Bước duyệt cần xác định người nhận bản cuối, cách phản hồi và thời điểm được coi là đồng ý. Bước ký, gửi phải có người thao tác và nơi lưu kết quả tiếp nhận.
Ba bước có thể do ít người thực hiện, nhưng vẫn nên được ghi riêng trong quy trình. Đặc biệt, việc thuê ngoài không tự thay thế yêu cầu về thẩm quyền hoặc ủy quyền của từng nghiệp vụ. Doanh nghiệp cần thống nhất phạm vi phù hợp với công việc thực tế.
Ghi gì trong biên bản bàn giao?
Biên bản nên có tên chủ thể, thiết bị hoặc số sê-ri để nhận diện, tình trạng sử dụng, người giao nhận và mục đích bàn giao. Ghi thêm cách yêu cầu trả thiết bị, người tiếp nhận thông báo gia hạn và nơi lưu bản hồ sơ đã hoàn tất.
Không đưa mã PIN vào một bảng chia sẻ cho nhiều người. Với phương án doanh nghiệp tự giữ thiết bị, cần thống nhất khung giờ ký để bên kế toán không gửi yêu cầu sát hạn. Với phương án khác, quyền truy cập và trách nhiệm quản lý phải được mô tả rõ, thay vì chỉ trao đổi miệng.
Tính cả thời điểm đổi nhà cung cấp dịch vụ kế toán
Ngay khi bắt đầu hợp tác, nên thống nhất cách nhận lại hồ sơ, tài khoản liên quan và thiết bị khi kết thúc. Một danh sách bàn giao tốt phải dùng được cả lúc nhận vào lẫn lúc chuyển đi.
Nếu cần mua chữ ký số, xem gói FPT CA sau khi đã chọn cách phối hợp với kế toán. Nếu chứng thư hiện tại vẫn đang sử dụng, hãy kiểm tra nhu cầu gia hạn FPT CA thay vì mua thêm theo thói quen. Điều cần đạt là công việc không bị ngắt và doanh nghiệp biết chữ ký của mình đang được sử dụng cho việc gì.
0 Nhận xét