Các
bước chuẩn bị bao gồm: máy tính đã cài phần mềm Adobe Acrobat, một thiết bị chữ
ký số đã được đăng ký – token. Ký số trên file pdf theo trình tự sau:
Bước 1: Trên thanh công cụ của Adobe Acrobat. Click vào biểu tượng ký số và chọn Sign this
document
Bước 2: Chương trình hiện lên cửa sổ Sign Document, chọn
Next để tiếp tục quá trình ký số.
Bước 3: Tạo một khung cửa sổ để gán chữ ký số vào. Lựa
chọn vị trí tương ứng đúng với người ký
Bước 4: Chương trình hiện lên cửa
sổ Apply Digital Signature – Digital ID Selection. Lựa chọn đúng người cần ký
và chọn OK
Bước 5: Chương trình tiếp tục hiện
lên cửa sổ Apply Signature to Document để ghi lý do ký. Giải thích lý do ký vào phần Reason for Signing
Document (select or edit). Sau đó chọn Sign
and Save để kết thúc lý do ký
Bước 6: Chương trình hịên lên cửa sổ User PIN
Verification và yêu cầu nhập mã PIN. Tiến hành nhập đúng mã PIN của người ký
vào User PIN và chọn OK
Bước 7: Chữ ký số sẽ hiện lên vơi đầy đủ thông tin về
chữ ký số. Khi đặt con trỏ vào chữ ký số sẽ hiện lên dòng chữ Valid signature.
Nghĩa là chứ ký số hợp lệ, và góc trái bên dưới xuất hiện biểu tượng đã được ký số
Sau khi ký offline xong cán bộ có thể gửi báo cáo qua email hoặc hệ thống.